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repositorio de documentos
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Integración de la Comisión
El Sistema Institucional de Sodas tendrá como instancia rectora y responsable a la Vicerrectoría de Vida estudiantil. Instancia que cuenta, para garantizar la coordinación y ejecución de sus competencias, con una comisión coordinadora.
La Comisión Coordinadora del Sistema está integrada por:
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Vicerrector(a) de Vida Estudiantil, quien preside.
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Director(a) Ejecutivo(a) de la Vicerrectoría de Vida Estudiantil, quien preside en ausencia del (la) Vicerrector(a) de Vida Estudiantil, o en su ausencia la persona que designe entre sus miembros la Comisión Coordinadora de SISAUNA.
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Director(a) Administrativo(a) de Facultad, Centro, Sede, Sección Regional, Campus o instancia universitaria donde opere una soda o servicio afín.
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La representación estudiantil designada por el Directorio de la FEUNA en la proporción establecida en el Estatuto Orgánico de la Universidad Nacional.
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La (el) nutricionista del Departamento de Salud de la Vicerrectoría de Vida Estudiantil.
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Un representante del Programa UNA Campus Sostenible.
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Un representante de la Vicerrectoría de Desarrollo.
Fines y funciones
De la comisión coordinadora de SISAUNA
Son funciones de la comisión:
a. Proponer cambios o mejoras en las políticas del sistema.
b. Establecer un modelo de gestión y servicios de sodas y afines que promuevan estilos de vida saludable en la Universidad Nacional.
c. Aprobar el Plan y Presupuesto Anual del Sistema de Sodas y Afines de la Universidad Nacional.
d. Ejecutar y evaluar los planes institucionales de SISAUNA.
e. Elaborar las propuestas de mejoramiento que contribuyan a la optimización del servicio.
f. Promover el mejoramiento continuo en todos los ámbitos del sistema.
De los integrantes del Sistema
El (la) Vicerrector(a) Vida Estudiantil:
a. Asumir la responsabilidad del funcionamiento del sistema.
b. Elevar las propuestas de mejora del Sistema a los órganos competentes.
c. Coordinar, articular, vincular y dar seguimiento al proceso.
Las Direcciones Administrativas:
a. Garantizar la operacionalización derivada de lo establecido en los contratos y su seguimiento.
b. Supervisar el cumplimiento de los lineamientos y acuerdos que emane el SISAUNA.
c. Tramitar ante la Proveeduría Institucional la solicitud de investigación al concesionario producto de incumplimientos del contrato.
La representación del directorio de la FEUNA
a. Canalizar las necesidades estudiantiles emanadas por cada asociación de estudiantes que representa la población atendida por los servicios de soda comedor.
El representante de la Vicerrectoría de Desarrollo
a. Coordinar de forma efectiva las acciones administrativas a efectuarse según los lineamientos emanados por el SISAUNA.
b. Garantizar una vinculación expedita con las instancias adscritas a la Vicerrectoría de Desarrollo.
El representante del Programa UNA Campus Sostenible
a. Velar por el adecuado cumplimiento de las políticas ambientales enmarcado dentro del Programa de Gestión ambiental Institucional en los servicios de sodas y afines.
b. Capacitar al personal de servicios de sodas y afines sobre el manejo adecuado de los residuos en la UNA.
c. Generar diagnósticos de la situación ambiental en los servicios de sodas y afines.
De la instancia técnica de nutrición
El sistema contará con una o un nutricionista, funcionario de la Vicerrectoría de Vida Estudiantil que tendrá las siguientes funciones:
a. Realizar visitas periódicas de evaluación de los componentes nutricionales aplicables a los servicios de alimentos en concesión.
b. Verificar las porciones servidas a los usuarios de los Servicios de Alimentos.
c. Programar la revisión anual de los menús.
d. Asesorar técnicamente en todo el proceso de licitación y valoración de ofertas, así como el funcionamiento en general de los servicios de sodas y afines.
De las instancias de apoyo
Las instancias de la Universidad que tengan relación con la labor y funcionamiento de las sodas y afines, les corresponde brindar el apoyo y acompañamiento necesario a la Comisión Coordinadora de SISAUNA, y a sus miembros en el ejercicio de sus funciones, pretendiendo con ello la excelencia y optimización del servicio.
Le corresponde a las siguientes instancias universitarias, brindar un servicio ágil y eficiente, de acuerdo con el ámbito de su competencia, en los siguientes términos:
Proveeduría Institucional
a. La Proveeduría Institucional conducirá el procedimiento de contratación administrativa a seguir conforme a la Ley y las actividades que conlleva, una vez recibida la documentación respectiva con la decisión inicial de otorgar la concesión y cumplidos los requisitos previos (determinación de especificaciones técnicas del servicio, determinación del responsable del contrato y determinación del canon que deberá pagar el concesionario), o bien definidos los requerimientos técnicos de los bienes o servicios que se desean adquirir para mejorar las condiciones de las sodas institucionales.
b. Informar a las instancias pertinentes sobre cualquier modificación en el contrato con los concesionarios de las sodas que afecte algún monto de los servicios que brinda así como por concepto de cobro de alquiler y servicios públicos.
c. Atender los procedimientos referidos al incumplimiento de contratos de servicios relacionados con las sodas.
Programa Gestión Financiera
a. Llevar el control de los pagos que el concesionario de la Soda deba realizar a favor de la UNA, tanto por la concesión como por el concepto de servicios públicos y otros conceptos contemplados en el respectivo contrato.
b. Definir el plazo a partir del cual se deberá comunicar al (a) Director (a) Ejecutivo (a) que corresponda, los atrasos en los pagos que debe realizar el concesionario.
c. Presentar un informe trimestral de estado de pagos de los concesionarios y servicios públicos a la presidencia de la Comisión Coordinadora del SISAUNA.
Infraestructura Física y Mobiliario
a. Brindar apoyo al proceso de renovación de la infraestructura y mobiliario, y garantizar las adecuaciones, remodelaciones y construcción de obras necesarias de cada soda según las necesidades y prioridades definidas institucionalmente.
b. Brindar Asesoría técnica en diseño y construcción, asesoría y apoyo en los procesos de compra y/o contratación de remodelaciones o mobiliario (Diseño y construcción de especificaciones técnicas de mobiliario y obras civiles), avalúos, estudios de mercado, elaboración de presupuestos, inspección y supervisión de obras, entre otras, para lo cual se requiere una coordinación y comunicación directa con los usuarios.
Mantenimiento electromecánico
a. Brindar apoyo para el mantenimiento correctivo y preventivo, en el área eléctrica, área hidráulica y área civil (cambios en la iluminación, mejoras y readecuaciones eléctricas, mejoras y limpieza en la red hidráulica y sanitaria, mantenimientos en los sistemas de bombeo, control de fugas de agua, mejoras civiles de menor tamaño, entre otros).
b. Llevar el control y reportar mensualmente al Programa de Gestión Financiera los datos de medidores del servicio eléctrico y de agua potable instalados. En su defecto realizar la estimación del monto a cobrar mensualmente por concepto del consumo de los servicios públicos que se brindan.
Sección de Seguridad Institucional
a. Brindar servicios de seguridad y vigilancia a las sodas como parte de las instalaciones universitarias mediante rondas y en caso de presentarse alguna situación anómala aplicar el protocolo correspondiente.
b. Identificar los posibles riesgos mediante inspecciones anuales a cada una de las sodas y brindar asesoría para fortalecer la seguridad de los usuarios, las instalaciones y el resguardo de los activos.
c. Coordinar con las Direcciones Administrativas la implementación de las recomendaciones y promover una comunicación directa entre los concesionarios y la Sección de Vigilancia ante cualquier situación que se presente y afecte la seguridad.
Dirección de Tecnologías de Información y Comunicación
a. Asegurar la conectividad eficiente y brindar el mantenimiento correctivo correspondiente y otros que los cambios tecnológicos demanden.
Líneas generales de trabajo
Anualmente, se elabora y comunica el Plan de Trabajo del Sistema Institucional de Sodas y Afines (SISAUNA), con el propósito de orientar los aspectos operativos y de logística que se plantean, así como con el fin de realizar una debida programación de las actividades, y en seguimiento al proceso de la Formulación del Plan Presupuesto Institucional en lo correspondiente a SISAUNA.
Dicho plan contempla como líneas generales de trabajo los siguientes aspectos:
Programación de sesiones de la Comisión Coordinadora
Al menos 5 reuniones en el año (en los meses de febrero, marzo, junio, agosto y octubre). Además, se programa una sesión en el año exclusiva para presentación de resultados de evaluaciones anuales a cargo de las direcciones ejecutivas con sodas a cargo.
Incorporar el tema de SISAUNA en el POA
Se señala en dicho plan la necesidad de incorporar en el Plan Operativo Anual (POA) de todas las instancias que tienen a su cargo sodas comedores, objetivos y metas relativos a SISAUNA, siguiendo la propuesta general de formulación elaborada en el año 2012.
Sesiones de coordinación con concesionarios de sodas
Se programan al menos 2 reuniones en el año con concesionarios (en los meses de abril y setiembre).
Capacitación
Se proponen generalmente capacitaciones conjuntas, dirigidas tanto para Directores(as) Ejecutivos(as) que tienen a su cargo sodas comedores como para concesionarios y su personal de apoyo.
En dichas capacitaciones, se abordan temáticas de interés, con el apoyo de instancias como Asesoría Jurídica, Proveeduría Institucional, Sección de Seguridad Institucional, UNA Campus Sostenible, Nutricionista, así como consultores y entes especializados externos.
Es importante señalar, que para el año 2015 se ha considerado prioritario la II Etapa de Asesoría en el tema de Buenas Prácticas de Manufactura (BPM), Sistema de Análisis de Peligros y Puntos Críticos de Control (HACCP) y SOP, mediante visitas guiadas a cada una de las sodas, previo cronograma aprobado de inspección, para la aplicación de las herramientas de supervisión y control (elaborados en la I Etapa de Capacitación 2014). Asimismo, se prevé para el 2015 brindar una capacitación intensiva a Sedes Regionales en BMP, SOAP y HACCP, con posibilidades de integración con las visitas de la nutricionista.
Además en coordinación con la Comisión Institucional de Preparación y Atención de Emergencias (CIEUNA) se propone llevar a cabo la capacitación sobre “Gas LP en las Sodas-Comedor”, dirigido a concesionarios, administradores y personal de las sodas institucionales, así como Directores Ejecutivos con sodas a cargo, a fin brindar los conocimientos para la implementación de las medidas de seguridad en las instalaciones de gas LP.
Coordinación e Informes de Instancias de Apoyo
Evaluación integral
En el marco de la PROPUESTA INTEGRAL DE EVALUACIÓN aprobada por la Comisión Coordinadora en su Sesión No. 02-2012 del 20 de junio del 2012, la cual incorpora una visión diferenciadora de lo que son las evaluaciones específicas a cargo de las instancias de apoyo especializadas, la inspección del cumplimiento de la estipulado en la relación contractual por parte de las sodas, y la evaluación del servicio se propone para el 2015, ejecutar las siguientes acciones:
Estudio de percepción del servicio y funcionamiento de la sodas:
- Le corresponde a la Vicerrectoría de Vida Estudiantil en el 2015 presentar los resultados del “ESTUDIO DE PERCEPCIÓN DEL SERVICIO Y FUNCIONAMIENTO DE LA SODAS-COMEDOR” a cargo de los funcionarios Edgar Núñez Fennell y Diego Rojas Fernández. Dicha evaluación requiere contar con al menos un año (2016) para ejecutar el Plan de Mejoras una vez obtenidos los resultados de la aplicación de los instrumentos. Esta metodología sustituye la aplicación por parte de las Direcciones Ejecutivas del instrumento propuesto por el Máster Esteban Araya Salazar remitido por la VVE. Se propone la presentación de dicho Informe en Sesión de Comisión Coordinadora SISAUNA No. 02 del 18 de marzo, 2015.
Evaluaciones específicas a cargo de instancias de apoyo SISAUNA:
- El Programa UNA Campus Sostenible aplicará en forma semestral el instrumento sobre aspectos ambientales y Los resultados se presentarán en las sesiones ordinarias 01 y 05 de la Comisión Coordinadora SISAUNA programadas para el mes de febrero y octubre de 2015.
Además en la sesión 01 se plantea la presentación del diagnóstico del estado físico de las trampas de grasa de las sodas a cargo de UNA Campos Sostenible, como insumo para PRODEMI y la consecución de recursos para la implementación de las obras de mejora que correspondan.
- Visitas de Supervisión a cargo de la Nutricionista, Dra. Jenny González Murillo: Conforme Programación Nutricional-2015 se proponen 2 visitas por soda por semestre (una de inspección sorpresa y una de verificación con posibilidades de integración con la capacitación-asesoría). El informe se presentará en el mes de agosto y noviembre de 2015 (Sesión 04 de la Comisión Coordinadora y Sesión de Cierre 2015).
Se plantea que los del año 2015 incorporen el seguimiento, a fin de identificar si las recomendaciones enunciadas son reiterativas en los informes nutricionales, para la atención de los aspectos por corregir y mejorar o si corresponde tramitar el proceso de incumplimiento ante la Proveeduría Institucional.
Supervisión a cargo de las direcciones ejecutivas:
- Las Direcciones Ejecutivas con Sodas Institucionales a su cargo, continuarán con la aplicación semestral del Instrumento de Inspección remitido por la VVE en el 2012, para la verificación del cumplimiento de las sodas comedores conforme contrato, y presentarán y remitirán a la VVE copia del resultado a fin de revisar los resultados de manera integrada.
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